Zorg in de zomer: hoe Patyna het hoofd koel houdt in drukke tijden

Wij gingen op bezoek bij Patyna, een Friese zorgorganisatie die zorg en ondersteuning biedt in zowel thuis- als woonomgevingen. We spraken met Rixt Frijling, flexcoordiantor Patyna brede flex, over hun aanpak tijdens de zomertijd, hun samenwerking met Medicalhunt en wat andere instellingen daarvan kunnen leren. En alvast een tipje van de sluier: het draait niet alleen om roosters, maar vooral om cliënten en het welzijn van onze zorgcollega’s.

Van roosters naar regie: hoe Patyna vooruit plant

Bij Patyna draait het zorgaanbod op volle toeren, van psychogeriatrie en GGZ tot revalidatie, thuiszorg en VPT. Met maar liefst 26 locaties en 12 zelfsturende thuiszorgteams in het zuidwesten van Friesland is geen dag hetzelfde, zeker niet als de zomer eraan komt.

De zomervakantie is bij Patyna dan ook geen last-minute uitdaging. “Voor december geven medewerkers al hun vakantievoorkeuren door,” vertelt Rixt. Op basis daarvan wordt in januari de eerste capaciteitsplanning gemaakt. Sinds één jaar werken ze met een doordacht systeem waarin reserve-diensten een belangrijke rol spelen. Reserve-diensten houdt in dat medewerkers weten dat zij zijn ingepland (in plaats van beschikbaar zijn). Ze horen dan op het laatste moment waar zij precies worden ingezet. Die flexibiliteit is cruciaal.

Flexkrachten en vakantiekrachten zijn onmisbaar in de zomer

Patyna werkt met een grote flexibele schil. Intern is er een brede flexpool van zo'n 40 zorgverleners, waaronder verpleegkundigen en studenten met een zorgopleiding. Extern werken ze met een detacheringspool van ongeveer 80 mensen, aangevuld met 30 externen die losse diensten draaien. En dat is geen luxe, maar bittere noodzaak.

Rixt vertelt dat vakantiekrachten van onschatbare waarde zijn. Niet alleen om gaten in het rooster te vullen, maar ook om rust en welzijn te waarborgen op de werkvloer. Denk bijvoorbeeld aan woonondersteuners, medewerkers met een ondersteunende rol die door hun aanwezigheid zorgen voor overzicht en een gevoel van veiligheid. Ze worden actief ingezet in de zomerperiode en krijgen soms extra scholing, zodat ze ook taken als wassen of steunkousen aantrekken kunnen oppakken. Uiteraard is dit onder toezicht van een zorgcollega.

Slim samenwerken met externe partners

Voor de zomermaanden stellen teamleiders tijdig hun afschaalplannen op. “We houden er altijd rekening mee dat er onverwachts twee mensen per locatie kunnen uitvallen.” Door op dat soort scenario’s voorbereid te zijn, blijft de continuïteit van zorg gewaarborgd legt Rixt uit.

Externe krachten spelen hierin een sleutelrol. Patyna werkt hiervoor samen met verschillende partners, waaronder Medicalhunt. “Wat we prettig vinden is het directe contact en het feit dat we zelf diensten kunnen plaatsen via Clevergig,” zegt Rixt. “Dat geeft snelheid, en snelheid is essentieel in de zorg.”

Elke maandag is er overleg met Medicalhunt. Als iets niet goed loopt, wordt het direct opgepakt. Veel van de detacheringskrachten blijven bovendien langdurig hangen, en keren zelfs vrijwillig terug voor nieuwe opdrachten. Dat is een goed teken, want het betekent dat de kwaliteit en de klik met het team klopt.

Zorg is mensenwerk, ook in de zomer

Bij Patyna staat het menselijke aspect altijd voorop. Tijdelijke krachten worden actief welkom geheten en krijgen een duidelijk informatiepakket met praktische zaken zoals telefoonnummers, gedragscodes en uitleg over de locatie. Ze worden voorgesteld aan het team en krijgen indien nodig een buddy om ze wegwijs te maken. “Mensen zijn geen nummer,” benadrukt Rixt, “ook zorgcollega’s. Die warmte en betrokkenheid maken het verschil.”

Vooruitdenken is essentieel

Patyna blijft continu evalueren en vooruitkijken. “Als we nu niets doen, zijn we te laat,” zegt Rixt. Die houding zie je terug in hun lange-termijnvisie. Ze zijn bijvoorbeeld bezig met ‘reablement’, een werkwijze waarin gekeken wordt naar wat cliënten zelf nog kunnen doen, eventueel met hulp van familie. Dat scheelt niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat cliënten actief betrokken blijven bij hun eigen zorg.

Ook op het gebied van personeel wordt gekeken naar slimmere inzet van functies. Sommige taken kunnen prima door zorgondersteuners of woonondersteuners worden opgepakt, waardoor verpleegkundigen en verzorgenden zich kunnen richten op complexere zorgvragen.

De samenwerking met Medicalhunt: nu en in de toekomst

Voor Patyna is Medicalhunt een waardevolle partner, zeker in de moeilijk bereikbare gebieden van Friesland. “Als er iemand in Koudum met pensioen gaat, staat er niet zomaar een opvolger klaar,” zegt Rixt. “Medicalhunt helpt ons om ook in die randgebieden kwalitatieve mensen te vinden.”

Wat ze vooral waarderen is het meedenken, het persoonlijk contact en de flexibiliteit. “Medicalhunt levert niet alleen zorgcollega’s, maar denkt ook mee in oplossingen. En dat maakt het verschil.”

Tot slot

Na het gesprek met Patyna is één ding duidelijk: goede zorg tijdens de zomer vraagt om voorbereiding, flexibiliteit en de juiste partners. De ervaring van Rixt en haar team laat zien dat tijdelijke krachten, mits goed gematcht en begeleid, niet alleen een gat opvullen, maar echt iets kunnen toevoegen aan het team en aan de bewoners. Bij Medicalhunt zijn we trots dat we daarin mogen meedenken en meewerken. Hopelijk haal je uit dit verhaal inspiratie voor je eigen zomerplanning. En mocht je daar hulp bij nodig hebben, je weet ons te vinden.